Viviamo in un mondo che cammina con un passo rapido, dove le informazioni abbondanti e istantanee richiedono alle società di ripensare alle modalità di trasmetterle nel modo più efficiente possibile. Nel 2016, Swiss Tennis ha cominciato a usare il meeting management software per i consigli di amministrazione e per i dirigenti di Sherpany allo scopo di cogliere le opportunità offerte dalla trasformazione digitale e adattare anche la propria cultura delle riunioni alla realtà odierna.

Quando si trovavano a preparare le riunioni del consiglio di amministrazione, delle commissioni e dei comitati, i responsabili di Swiss Tennis dovevano inviare centinaia di copie di documenti cartacei. Ad un certo punto, non è stato più possibile. I costi e lo spreco di carta erano in contrasto con la visione sostenibile dell’organizzazione. "Quando abbiamo calcolato i costi legati alla stampa e all’invio di questo ammasso di documenti cartacei nel corso dell’anno {...} è parso evidente che un software come Sherpany era la migliore opzione per la nostra Federazione e per la comunicazione con i suoi gruppi target," spiega René Stammbach, Presidente di Swiss Tennis.

Il consiglio di amministrazione di Swiss Tennis si incontra cinque volte all’anno, mentre la direzione una volta al mese. Se si prendono in considerazione i loro comitati e le loro commissioni si arriva in tutto a 50 riunioni all’anno.

Un’adozione rapida e semplice del software per persone con diverse caratteristiche e livelli di competenza

In presenza di un gruppo di membri di un CdA dalle caratteristiche diverse quali lingua parlata, età, genere, istruzione e anche interessi, è stato necessario optare per una soluzione che potesse essere compresa e gestita da tutti. Un’altra esigenza era la copertura geografica: Swiss Tennis è presente in Svizzera in 19 associazioni regionali e più di 850 club.

Sherpany era la soluzione giusta per rispondere a tutte queste esigenze e quindi ha avuto inizio la transizione dalle riunioni gestite con documenti cartacei a quelle digitali. Quando questa transizione è cominciata, non tutti i membri del consiglio e della direzione avevano le stesse competenze informatiche, ognuno aveva un proprio livello individuale, ma nonostante ciò il processo è stato gestito in modo "rapido e semplice" secondo René.

Lo strumento ideale per preparare e condurre le riunioni di Swiss Tennis

Dopo un primo periodo di utilizzo del software per i membri del consiglio di amministrazione e i dirigenti, l’organizzazione ha notato i primi risultati: taglio dei costi, minor utilizzo di risorse come la carta e una semplificazione generale delle loro attività di comunicazione e informazione. "I risparmi risultano pari o addirittura superiori rispetto all’investimento richiesto per il software di Sherpany, il che è un fattore determinante," spiega René Stammbach.

Per i membri del consiglio il grande vantaggio è la facile gestione dei documenti, che si possono consultare in sicurezza in qualsiasi luogo e momento. "Piuttosto che viaggiare con enormi quantità di documenti cartacei al seguito, ora tutte le informazioni necessarie sono accessibili da laptop, tablet o smartphone."

Nella sua personale esperienza, il Presidente di Swiss Tennis ha sottolineato il guadagno ottenuto con l’adozione del software in termini di gestione del tempo: "Mi sono accorto che il tempo necessario per la preparazione di una riunione è decisamente diminuito, direi quasi del 50%." Questo risparmio di tempo è dovuto ad alcune delle opzioni dell’app che permettono agli utenti di aggiungere commenti, definire le priorità di argomenti nell’ordine del giorno della riunione e scrivere a mano come con la carta.

Queste e altre caratteristiche del meeting management software per i consigli di amministrazione e dei dirigenti di Sherpany si riflettono nel tempo speso in riunioni, ci ha confermato René: "Il programma ha abbreviato anche i tempi delle riunioni. Direi che la riduzione della loro durata si attesta intorno al 30%." I risultati sono positivi e l’organizzazione considera in generale il software di Sherpany lo strumento ideale per preparare e condurre le riunioni di Swiss Tennis.