Die Union Bancaire Privée (UBP) ist eine der grössten Wealth- und Asset-Management Banken der Schweiz. Um mit dem sich schnell wandelnden Geschäftsumfeld Schritt zu halten, suchten die Verantwortlichen nach einer Lösung, die die Produktivität ihrer formellen Meetings unterstützt. Im Jahr 2016 entschieden sie sich für Sherpany und nutzen die Meeting Management Software nun seit vier Jahren. Wir haben uns mit Claudio Rollini, Generalsekretär und Mitglied des Exekutivkomitees von Union Bancaire Privée UBP SA, unterhalten, um mehr darüber zu erfahren, warum sich UBP für unsere Lösung entschieden hat und auf welche Weise sie genutzt wird.
Eine Komplettlösung für die Entscheidungsfindung: Eine Notwendigkeit in der heutigen Welt
Bis 2016 wurden für die Meetings der UBP-Führungsteams eine hohe Anzahl an Dokumenten pro Jahr ausgedruckt. Die Handhabung einer solch grossen Menge an Papier war umständlich, zeitaufwändig und suboptimal in Bezug auf Flexibilität und Reaktionsfähigkeit. Daher begann die UBP, für die Meetings ihrer Leitungsgremien nach Alternativen zum Papier zu suchen.
Herr Rollini erklärt:
Als Generalsekretär nehmen Sie an vielen Meetings teil, bereiten Sie vor und nach. Wenn die Prozesse nicht optimiert und gestrafft werden, verlieren Sie nicht nur Zeit, sondern gefährden auch die Qualität und Geschwindigkeit des Entscheidungsprozesses.
Meeting-Daten so sicher wie ein Schweizer Banktresor
UBP benötigte eine Lösung, die ihren Anforderungen an Daten-Compliance und Sicherheit gerecht wird. Herr Rollini erklärt: “Als in der Schweiz ansässige Bank waren wir nicht sehr erpicht darauf, dass unsere Daten ausserhalb der Schweiz gespeichert werden.” Sherpanys Nutzung von Schweizer Datenzentren, kombiniert mit unserem Ansatz zur Datensicherheit, gab Herrn Rollini die Gewissheit, dass die Daten von UBP auf die sicherste und vertraulichste Art und Weise aufbewahrt würden.
Vertrauen ist ein Schlüsselfaktor für jeden digitalen Transformationsprozess. Für Unternehmen, die sich für die Cloud-Technologie entscheiden, ist es entscheidend, dass sie der Organisation, mit der sie zusammenarbeiten, voll und ganz vertrauen. Im Fall von UBP war Vertrauen auch ein grosser Faktor bei der Entscheidung, Sherpany zu implementieren. Herr Rollini sagt: “Vertrauen ist ein Schlüsselwort, wenn man seine vertraulichen Informationen an eine Drittpartei übergibt.” Von Anfang an standen UBP und Sherpany in engem Kontakt, um potenzielle Probleme zu antizipieren und zu vermeiden. Herr Rollini hob besonders “Sherpanys lösungsorientiertes Denken und den Drang, sich ständig zu verbessern” hervor.
Schnelle Entscheidungen, kürzere Markteinführungszeit und grösseres Engagement
Die Vorteile von Sherpany haben sich in der gesamten UBP bemerkbar gemacht, wie die zunehmende Nutzung der Lösung durch das Unternehmen zeigt. Sherpany wird für alle Meetings des Boards, seiner Ausschüsse und des Exekutivkomitees sowie für Meetings einer wachsenden Anzahl anderer Komitees und Abteilungen verwendet.
UBPs Markteinführungsgeschwindigkeit hat sich erhöht. Herr Rollini erklärt, dass “mit Sherpany Informationen zeitnaher verteilt werden, was zur Straffung des gesamten Entscheidungsprozesses beiträgt”. Sherpany trage seinen Teil zu UBPs ständigem Bestreben bei, Prozesse zu verbessern: “Die Geschwindigkeit und Effizienz unserer Meetings wird verbessert.” Informationen aus vergangenen Diskussionen, Abstimmungen und Meetings im Allgemeinen können digital und revisionssicher erfasst und im Nachhinein auf einfache Art und Weise abgerufen werden. Die Meetings der UBP sind nicht nur effizienter, sondern die Teilnehmenden auch engagierter. Herr Rollini erklärt, dass das Engagement zugenommen habe, weil “die Agenden immer zur Hand sind, es eine stärkere Fokussierung auf Themen gibt und keine Zeit mit dem Durchblättern einer grossen Anzahl von gedruckten Dokumenten verschwendet wird”.
Im Fall von UBP hat Sherpany nachweislich zu einer Verbesserung der Meeting-Prozesse des Unternehmens geführt. Herr Rollini meint dazu: “Sherpany hat die Denkweise unserer Mitarbeitenden beeinflusst und sie auf die nächsten Schritte unserer digitalen Transformationsreise vorbereitet.” Dieser Mentalitätswandel hat entscheidend dazu beigetragen, das Alignment der Führungskräfte bei UBP sicherzustellen, und Herr Rollini bestätigt: “Wenn Sie die Denkweise Ihrer Mitarbeitenden ändern und sie dazu ermutigen, das gleiche Tool zu verwenden, gleichen Sie deren Arbeitsweise aneinander an.” Dies ist besonders wichtig in Zeiten der Remote-Arbeit. Das Jahr 2020 hat gezeigt, wie wichtig robuste, standardisierte Prozesse und eine effektive dezentralisierte Zusammenarbeit sind, um die Geschäftskontinuität zu sichern.
Die Steigerung des Engagements und der Effizienz hat sich bei UBP bewährt. Herr Rollini erklärt: “Die Mitglieder des Boards und des Exekutivkomitees nutzen Sherpany seit 2016. Nachdem sie die Vorteile gesehen hatten, sagten sie: ‘Ich könnte Sherpany für meine eigene Abteilung nutzen.’ So wuchs die Anzahl der Sherpany-Nutzenden von 19 auf 57.” Immer mehr Teams würden sich intern nach Sherpany erkundigen.
Diese Fallstudie hat die klaren Vorteile von Sherpany aufgezeigt. Die folgende Tabelle zeigt die Hauptgründe von UBP für die Wahl und die Nutzung von Sherpany:
Auswirkungen auf die Meeting-Produktivität -> Deckt den gesamten Meeting-Prozess von Führungsteams ab
Geringste Compliance-Risiken->ISO 27001, ISAE 3000, DSGVO-konform, erfüllt die FINMA-Anforderungen für Outsourcing-Dienstleistungen
Kundenzentrierter Ansatz -> Schneller personalisierter Service und Kundenbindungsrate von 99,6%
Benutzerfreundlichkeit ->Von der Kundschaft angegebener Grund Nummer 1 für die Wahl von Sherpany
Grösster Anbieter in Europa -> Anerkannte internationale Marken als Kunden, investiert stark in F&E
