71% der Führungskräfte geben an, dass "Sitzungen unproduktiv und ineffizient sind". Diese bemerkenswerte Statistik aus der Harvard Business Review lässt uns wundern: Befähigen Unternehmen ihre Führungskräfte mit den notwendigen Werkzeugen und Prozessen, um effektive und produktive Sitzungen durchzuführen?
Die Helvetia Gruppe mit Sicherheit. Das Schweizer Unternehmen unterstützt seine Führungskräfte mit den richtigen Technologien und Prozessen, die es den Menschen ermöglichen, die Effektivität von Sitzungen zu steigern. Damit sind alle drei Dimensionen eines effizienten Sitzungsmanagements gemäss dem Sherpany-Modell abgedeckt. Die Führungskräfte der Helvetia verbesserten ihre individuelle Vorbereitung auf die Sitzungen, da sie nun auch offline auf mobilen Geräten Notizen erstellen und Dokumente bearbeiten können. Die Sitzungsvorbereitung wurde dadurch viel agiler. Darüber hinaus ermöglicht die Software von Sherpany einen schnellen und umfassenden Überblick über alle wichtigen Themen einer Sitzung.
Als erster Schritt auf dem Weg zu effizienteren Sitzungen entschied sich die Geschäftsleitung der Helvetia für eine Collaboration-Software. So konnten sich die Mitglieder der Konzernleitung untereinander einfacher austauschen und die Zusammenarbeit verbessern. Doch damit gab man sich bei der Helvetia noch nicht zufrieden: "Ineffiziente Sitzungen waren weiterhin ein Problem, insbesondere in höheren Hierarchieebenen", sagt Pascal Buehler vom Helvetia Group CEO Office. Deshalb wollten sie einen Schritt weiter gehen auf ihrem digitalen Weg und suchten ein Werkzeug, das ihren Bedürfnissen zu 100% entspricht.
Wieso eine Software für Sitzungen nötig wurde?
Führungsteams hätten spezifische Bedürfnisse, wenn es um Sitzungen geht, und ein reines Collaboration-Tool verbessere den Sitzungs-Prozess nur ungenügend, erklärt Herr Buehler. Für das Managementteam war es entscheidend, immer über kurzfristige Änderungen in der Planung oder im Ablauf von Sitzungen informiert zu sein. Und die Sitzungs-Administratoren wollten unbedingt das Fehlerrisiko während des gesamten Prozesses minimieren.
Wohl der wichtigste Grund, einen weiteren Schritt in der Digitalisierung ihres Sitzungs-Prozesses zu machen, war die Zeitverschwendung. Administratoren investierten immer noch zu viele Stunden in die Vorbereitung von Sitzungen, während die Führungskräfte auf ihren mobilen Geräten keine Dokumente bearbeiten konnten. Die Mitglieder der Konzernleitung konnten die erhaltenen Dokumente nur auf ihrem PC lesen und kommentieren. Dies ist sehr umständlich, wenn man bedenkt, wie oft Konzernleiter unterwegs sind. Es war an der Zeit, eine Lösung zu finden, die die Effektivität ihrer Sitzungen wirklich verbessert.
Der Weg zu effektiven Sitzungen
Die Geschäftsleitung der Helvetia entschied, dass es an der Zeit war, eine neue Software zu benutzen und ihre Sitzungen auf das nächste Level zu bringen. Es brauchte nur ein einziges Meeting, um vollständig auf Sherpany umzusteigen. Herr Buehler vom Group CEO Office beschreibt den Prozess als "reibungslos und einfach" und die Unterstützung während der Einarbeitungszeit sei "sehr gut" gewesen. Helvetia habe sich immer "gut begleitet" gefühlt. Es sei sehr wichtig, dass Sherpany ein detailliertes Onboarding anbiete und den Sitzungs-Administratoren bei der Umstellung immer zur Verfügung stehe.
Das erste Anzeichen für eine höhere Produktivität war weniger manuelle Arbeit für den Sitzungs-Administrator. Die zuständige Person konnte mit geringem Aufwand einen Standardprozess für alle Konzerleitungs-Sitzungen festlegen und auf alle einzelnen Mitglieder des Führungsgremiums übertragen. "Das ist die Basis für mehr Effizienz und dank Sherpany sind wir auf einem guten Weg.” Dass alle Sitzungen auf einer einzigen Plattform organisiert und dort auch alle Dokumente hochgeladen, aktualisiert und verteilt werden, hebt Pascal Buehler als weiteren grossen Vorteil hervor: "Es verringert das Risiko, Fehler zu machen." Er schätzt auch die rasche Reaktionszeit des Support-Teams: "Es ist immer eine helfende Hand verfügbar.”
Dies ist die Basis für mehr Effizienz und dank Sherpany sind wir auf dem richtigen Weg.
Die Mitglieder der Konzernleitung können sich nun jederzeit und von überall aus auf Sitzungen vorbereiten, da die Software sowohl im Web als auch als App für iOS-, Android- und Windows-Geräte verfügbar ist. Dank Sherpany’s Suchfunktion finden Führungskräfte schnell alle benötigten Informationen, zum Beispiel auch, welche Entscheidungen in vergangenen Sitzungen getroffen wurden.
Die folgende Liste fasst zusammen, wie die Software von Sherpany die Effektivität von Konzernleitungs-Sitzungen verbessert:
- Bessere individuelle Vorbereitung auf Sitzungen,
- schnellere und effizientere Organisation von Sitzungen,
- einfache Archivierung von Dokumenten,
- und eine effiziente Navigation, ergänzt durch eine integrierte Suchfunktion.
Helvetia hat für ihre Konzernleitungs-Sitzungen einen Partner gefunden, der sich kontinuierlich verbessert und in Innovationen investiert, um Sitzungen effizient zu gestalten.
1 Quellen: Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley and, Eunice Eun, “Stop the Meeting Madness”, Harvard Business Review, 2017.
