Ein altes Sprichwort besagt: Wer sich nicht vorbereitet, bereitet sich auf das Scheitern vor. Dies zeigt sich insbesondere in Meetings: Durch eine gute Organisation, genügend Struktur und klare Ziele lässt sich Sitzungszeit effizienter nutzen – ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens.

Paolo Altundag ist CFO bei der Frutiger Gruppe, dem führenden Baudienstleister der Schweiz. Er verbringt durchschnittlich bis zu zehn Stunden pro Woche in Sitzungen und hat klare Vorstellungen: "Das richtige Meeting kann kurz und bündig, statt lang und schwerfällig sein."

Anforderung: Digitalisierung der Unterlagen

Die Herausforderungen identifizierte Paolo Altundag in der Vorbereitung, die oft erst sehr spät und ausschließlich physisch erfolgt sei. Zudem sei der Umgang mit Unterlagen in Papierform umständlich gewesen.

Somit sah Altundag, dass ein Bedarf für eine neue Lösung für die Management-Meetings der Unternehmensgruppe bestand. Die Anforderungen ließen sich den folgenden Oberbegriffen zuordnen:

• Automatisierung
• Digitalisierung
• ein wettbewerbsfähiges Tool

Implementierung der Software verläuft problemlos

Die Entscheidung fiel schließlich auf Sherpany, insbesondere aufgrund der damit verbundenen Vorteile bei der Vorbereitung. Altundag und seine Assistentin Andrea Bänz zeichneten sich für die Implementierung unserer Meeting Management Software verantwortlich – und wurden schnell kompetente Nutzer. “Das Onboarding verlief ohne Beanstandungen. Die Software ist intuitiv und relativ selbsterklärend”, blickt Altundag zurück. So war zum Beispiel für die Nutzung der Kommentarfunktion nur wenig Training nötig.

Seit Juni 2021 nutzt die Unternehmensgruppe nun Sherpany – Altundag ist rundum zufrieden. So habe sich die Vorbereitung deutlich vereinfacht. “Wer ein Traktandum eingebracht hat, erhält manchmal bereits im Vorfeld der Sitzung Rückmeldungen, wodurch wir einen Informationsvorsprung gewinnen.” 

Durch die zentralisierte und asynchrone Vorbereitung mit unserer Software-Lösung hätten sich auch Abwesenheiten kompensieren lassen. Zudem sei dank des Remote-Zugriffs – wenn nötig – auch über das Wochenende oder im Urlaub ein hervorragender Überblick möglich. Dass Sherpany die Arbeit an verschiedenen Geräten unterstützt, gestalte die Arbeit flexibler und agiler.

Protokollierung in Sherpany spart viel Zeit 

Doch nicht nur die Vorbereitung steht im Fokus. Es sei essentiell, zu Beschlüssen zu gelangen und diese im Protokoll zu vermerken – Klarheit und eine funktionale Nachverfolgung stünden im Fokus.

Passend dazu spielt die unkomplizierte, agenda-gestützte Protokollierung in Sherpany der Frutiger Gruppe sehr zu. “Wir sparen viel Zeit”, erklärt Altundag. 

Dabei gelinge es, Entscheidungen klar festzuhalten und auch individuelle Beschlüsse einzelner Teilnehmender am Ende des Protokolls zu vermerken.

Dank der Meeting Management Software von Sherpany macht das Management-Team der Frutiger Gruppe das Beste aus seinen Meetings und spart wertvolle Zeit bei deren Nachbereitung. Außerdem ist die gesamte Geschäftsleitung der Unternehmensgruppe mit Sherpany auch remote zu jeder Zeit informiert und miteinander verbunden.

Somit hat CFO Paolo Altundag gleich den nächsten Schritt bei der Sherpany-Nutzung vor Augen. “Wir hoffen darauf, den Verwaltungsrat einzubinden.”