Die École Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL) in der Schweiz ist eine dynamische, zukunftsorientierte Universität und gehört zu den 20 besten Universitäten der Welt.
Es ist weithin bekannt, dass Meetings für den Erfolg von Organisationen – wie private Unternehmen, staatliche Institutionen und Wohltätigkeitsorganisationen – unerlässlich sind. Die EPFL hat die Notwendigkeit erkannt, ihre Meetings zu digitalisieren und umständliche Prozesse zu überwinden. Im Jahr 2021 fiel schließlich die Entscheidung für die Implementierung von Sherpany.
Generalsekretär Tristan Maillard hat uns verraten, mit welchen Herausforderungen die EPFL im Meeting-Bereich konfrontiert war und warum sie sich für Sherpany als Meeting-Management-Lösung entschieden hat.
Meetings zur Leitung einer führenden Schweizer Hochschule
Universitäten gehören zu den komplexeren Organisationsstrukturen, in denen Management-Teams viele Akteure mit unterschiedlichen Erfahrungen, Philosophien, Zielen und Agenden umfassen.
Meetings sind der zentrale Ort des Austauschs für das Management-Team einer Hochschule, und jenes der EPFL hält zwei Arten von Meetings ab – "einerseits Diskussionen und andererseits Austausche sowie Entscheidungen". Zusätzlich zu dieser Abgrenzung wollte das Management-Team die Prozesse insgesamt effizienter gestalten und seine Meetings digitalisieren.
Tristan Maillard, Generalsekretär der EPFL, erklärt: "Die administrative Vorbereitung der Meetings war sehr zeitaufwändig. Außerdem war es schwierig, den Überblick über die Entscheidungen und Maßnahmen zu behalten, auf die sich das Management-Team geeinigt hatte."
Dieser Bedarf an Übersicht und Effizienz veranlasste Herrn Maillard, nach Lösungen zu suchen: Es brauchte Flexibilität – auch bei Änderungen in letzter Minute –, Überblick und Kontrolle. An dieser Stelle kam Sherpany ins Spiel.
Das Management-Team kann sich selbstständig auf Meetings vorbereiten und braucht weniger administrative Unterstützung. Es kann vor und nach den Meetings leicht Informationen finden.
Effizienz, Flexibilität und gute Vorbereitung mit Sherpany
Die EPFL entschied sich im Januar 2021 für die Implementierung unserer Software-Lösung. Die Welt stand noch unter dem Eindruck des COVID-19-Chaos, dennoch verlief die Einführung reibungslos.
Die Hochschulleitung hält zwei Meetings pro Woche ab, die durchschnittlich zweieinhalb Stunden dauern. Der Aufwand für Meetings im Laufe eines Jahres ist also beträchtlich. Mit der Implementierung von Sherpany wollte die EPFL die Effizienz des Meeting-Prozesses steigern – und ihre Investitionen in wertvolle Meeting-Zeit optimal nutzen.
Mr. Maillard commented that “Sherpany is user-friendly. Members can easily find documents and past decisions on the same topic with the search functionality.” He also noted that, “The flexibility enables last-minute changes to the agenda or documents.”
Tristan Maillard: "Sherpany ist benutzerfreundlich. Die Beteiligten können mit der Suchfunktion leicht Dokumente und frühere Entscheidungen zum selben Thema finden." Er merkt auch an, dass "Last-Minute-Änderungen an der Agenda oder an Dokumenten möglich sind".
Sherpany bietet dem Management-Team der EPFL eine einheitliche, einfach zu bedienende Oberfläche und fördert so effektivere Meetings. Besonders zum Tragen kommt dabei die Vorbereitung: Als zentrale Informationsquelle für Meetings ermöglicht Sherpany dem Management-Team der EPFL, stets auf dem neuesten Stand zu sein.
"Sherpany hilft uns bei der effizienten Vorbereitung von Meetings", so Maillard. "Die Teilnehmenden nutzen die Software während der Meetings, um die Agenda zu verfolgen und auf Dokumente zuzugreifen. Sie können leicht die Dokumentation vergangener Meetings und Aktionspunkte finden."
Sherpany und EPFL: Effiziente Management-Meetings – für die akademische Zukunft
Wir sind stolz darauf, dem Management-Team der EPFL zu effizienten Meetings zu verhelfen – und Teil der reichhaltigen Geschichte dieser führenden akademischen Institution zu sein.
Um den administrativen Aufwand für Meetings zu reduzieren, ihre Vorbereitung zu verbessern und einen ganzheitlichen Überblick zu behalten, kann sich das EPFL-Team nun gänzlich auf die Erreichung seiner Meeting-Ziele konzentrieren.
Tristan Maillard erklärt es folgendermaßen: "Wenn die Werte der Gruppe respektiert werden, die Teilnehmenden ihre Auffassungen zum Ausdruck bringen können und die getroffenen Entscheidungen die Institution voranbringen", nur dann lassen sich Meetings als exzellent bezeichnen.
