Die Weiterentwicklung von Governance-Prozessen hat die Bedeutung der Rolle von SekretärInnen erhöht, zum Beispiel bei der Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses innerhalb der wichtigsten Führungsgremien. In der heutigen Zeit, in der Informationen reichlich vorhanden und schnell veraltet sind, müssen GeschäftsführerInnen immer Zugang zu den neuesten Unterlagen haben.

Anke Zinkann, Corporate Secretary bei der deutschen Firma EJOT, organisiert Vorstandssitzungen und ist dafür verantwortlich, den Vorständen die richtigen Dokumente rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Die rechtzeitige Zustellung aller Dokumente sei eine der grössten Herausforderungen ihrer Funktion, sagte sie uns.

Im Laufe der Jahre wurden die Vorstandsunterlagen immer umfangreicher und erforderten mehr Vorbereitungszeit. Die Herausforderung bestand darin, diese Arbeit zu bewältigen, ohne zu viel Zeit mit dem Ausdrucken oder Kopieren von Dokumenten zu verschwenden. Um seine Governance-Prozesse zu modernisieren, musste EJOT eine Lösung finden, die einfach, sicher und effizient ist. “Wir wollten sicherstellen, dass unsere VorstandsmitgliederInnen jederzeit und von überall auf der Welt Zugang zu den Sitzungsunterlagen  haben", sagte Zinkann.

Vom Papier über die Disk bis hin zur Meeting Management Software von Sherpany

EJOT hat in der Vergangenheit mehrere Ansätze zur Verbesserung des Sitzungsprozesses im Vorstand erprobt. Vor 15 Jahren wurden Dokumente gedruckt und in physische Ordner abgelegt, dann wurden sie per Post an die GeschäftsführerInnen geschickt. Später wurden die Dokumente auf einer Festplatte gespeichert und jedes Mitglied organisierte seine Ablage individuell. Doch keine dieser Lösungen war zufriedenstellend.

Die Meeting Management Software von Sherpany wurde vom Vorstandsvorsitzenden empfohlen. Frau Zinkann sagte uns, dass die Vorstände schnell gelernt hätten, wie man Sherpany benutzt, da die Lösung sehr benutzerfreundlich sei. In der Vergangenheit scheiterten andere hausinterne Lösungen gerade an mangelnder Praktikabilität. Sherpany wurde schnell zum EJOT-Tool für die Vorbereitung von Vorstandssitzungen und den Austausch von Unterlagen.

Das intuitive und sichere Werkzeug zur Verwaltung von Vorstandssitzungen

Wenn es um die Bewertung der Sherpany-Software geht, sagt die Sekretärin von EJOT, dass sie endlich das intuitive und sichere Tool gefunden hätten, nach dem sie gesucht haben. Es ermöglicht Führungskräften, jederzeit und von überall auf der Welt auf Berichte und Präsentationen zuzugreifen. Sherpany wurde sogar zu einem nützlichen Kommunikationskanal bei EJOT, um Informationen über breitere Themen mit den Vorständen auszutauschen.

Die Zeiten, in denen die VorstandsmitgliederInnen ihre Sitzungsmappen verspätet erhalten haben, weil sie per Post verschickt wurden, einschliesslich aller negativen Auswirkungen, sind vorbei. “Mit Sherpany können wir diese Probleme vermeiden", erklärte Zinkann.

Laut der Unternehmenssekretärin ermöglichte die Digitalisierung formeller Sitzungen eine effizientere und interaktivere Kommunikation zwischen verschiedenen Interessengruppen. "Ich würde Sherpany auf jeden Fall empfehlen."

Mit Blick auf die Zukunft der Corporate Governance rät Frau Zinkann ihren Kollegen: „UnternehmenssekretärInnen sollten sich über die Digitalisierung und ihre Vorteile auf dem Laufenden halten. Dies wird ihnen helfen, ihre Arbeit so effizient wie möglich zu gestalten. “