Der weltweit tätige französische Chemiehersteller Arkema benutzt heute die Sitzungsmanagement Software von Sherpany, um die Sitzungen seines Aufsichtsrats effizienter durchzuführen. Im Jahr 2017 führte sie diese jedoch noch auf herkömmliche Weise: Jedes Mitglied des Aufsichtsrats erhielt eine mit ausgedruckten Dokumenten gefüllte Kartonpackung, die mühsam vorbereitet und verteilt werden musste. Was hat sich geändert und warum?

Die Organisation von Sitzungen des Aufsichtsrats und all seinen Ausschüssen kann eine riesige Herausforderung sein, was bei Arkema definitiv der Fall war. Für Raphaëlle de Ruffi de Pontevès, Sekretärin des Aufsichtsrats, bestand die grösste Schwierigkeit darin, die Vertraulichkeit und Sicherheit der Sitzungsdokumente zu gewährleisten. Oft überreichte sie die Sitzungsunterlagen gar persönlich, um Sicherheitsrisiken zu vermindern.

Auf Papier gedruckte Sitzungsunterlagen waren auch für die Aufsichtsräte ungünstig, da sie eine Kartonpackung mit 300 Seiten Papier nicht immer und überall zur Verfügung hatten.

Inhouse oder Sherpany: Warum SaaS?

Zunächst entschied sich Arkema für eine Inhouse-Lösung, in der alle Dokumente des Aufsichtsrats gespeichert werden konnten. Jedoch konnte diese Lösung nur über WLAN genutzt werden, was für die Aufsichtsräte von Arkema, die oft auf Geschäftsreise sind, überhaupt nicht geeignet war.

Diese Erfahrung veranlasste das Unternehmen, unsere SaaS-Meeting-Lösung Sherpany in Betracht zu ziehen. Nach einem ‘reibungslosen und effektiven’ Übergang zu Sherpany konnten die Aufsichtsräte von Arkema in jeder Umgebung sicher auf ihre digitalen Sitzungsunterlagen zugreifen, was mehr Flexibilität und relevante Zeitersparnisse ermöglichte. Für Arkema ist Sherpany heute ein wichtiges Kommunikationsinstrument für den Umgang mit vertraulichen Informationen.

Die Sekretärin des Aufsichtsrats, Raphaëlle de Ruffi de Pontevès, verwendet jetzt eine einzige Software, um alle Sitzungen des Aufsichtsrats und seinen Ausschüssen zu organisieren. In nur wenigen Sekunden lädt sie nun alle Dokumente hoch und wenn es Anpassungen gibt in den Unterlagen, kann sie diese mit nur einem Mausklick aktualisieren, so dass alle Sitzungsteilnehmer auf dem neuesten Stand sind. Raphaëlle de Ruffi de Pontevès findet, dass das Tool allen Unternehmen einen grossen Mehrwert liefern kann: „Arkema hat an Sicherheit, Vertraulichkeit, Zeit und Benutzerfreundlichkeit gewonnen.”